Kako e-fakture utiču na knjigovodstvo

Posle više od dve godine rada e-Faktura (SEF), došlo je do značajnih promena u načinu funkcionisanja knjigovodstvenih i poslovnih procesa. Automatizacija, efikasnost i smanjenje grešaka deo su benefita koje je ovaj sistem doneo pravnim subkektima. Koji su izazovi prilagođavanja, a koje prednosti koje donosi e-fakturisanje, pitali smo knjigovođu Milana Trbojevića.

Da li sada, posle više od dve godine rada u SEF-u, možete da prenesete svoje iskustvo rada?

Posle više od dve godine rada mogu da kažem da je rad sa SEF-om doneo nekoliko pozitivnih promena. Pre svega, automatizaciju procesa kroz korišćenje API servisa na portalu. Knjigovodstveni softveri su povezani sa portalom i automatski možemo povlačiti primljene fakture i odabravati ih. Za nas kao knjigovođe to znači efikasniji rad i bolje praćenje svih obaveza u realnom vremenu i smanjenje grešaka pri knjiženju. Kada je nešto novo, svi imamo strah kako ćemo se snaći. Prednost je i ta što je sistem osmišljen tako da smanjuje mogućnost greške, koja se sastoji u tome da faktura ne sadrži neki obavezni zakonski element, što je ranije, kada nije bilo sistema, bilo prepušteno ljudskom faktoru. Meni je posebno drago što prelaskom na ovaj sistem nema više ovakvih situacija i rečenica: „Molim vas, pošaljite poštom fakturu sa pečatom.“ Kada kažem da ne koristimo pečat i da nije zakonski obavezan, odgovor je bio: „Ali nama je potreban.“ Toga sada više nema.

Kako su se prilagodila mikropreduzeća, a kako srednja pravna lica?

Prilagođavanje je bilo izazovnije za mikropreduzeća, jer su mnogi od njih tek ulazili u svet digitalizacije, što im je u početku predstavljalo dodatno opterećenje. Međutim, uz našu podršku, mnogi su se brzo prilagodili. Našim klijentima smo obezbedili obuku i podršku da to što brže savladaju. Srednja pravna lica – to su preduzeća srednje veličine, npr. oko 250 zaposlenih, u većini slučajeva su se brže prilagodila, jer su već imala razvijenije sisteme i resurse za implementaciju SEF-a.

Da li danas postoje firme koje nisu u mogućnosti da same unose e-fakture i traže pomoć knjigovođe da on to radi umesto njih, i kako to funkcioniše u praksi?

Da, i dalje postoje firme koje se oslanjaju na pomoć knjigovođa, posebno manja preduzeća koja nemaju interne resurse za upravljanje e-fakturama. U praksi, knjigovođe preuzimaju kompletan proces izdavanja i primanja e-faktura za njih. Mi se nismo odlučili za taj model, mi dajemo podršku i pružamo obuku, gde klijenti savladaju sistem i sami unose e-fakture.

Koliko mislite da ovaj novi sistem e-faktura, olakšava rad pravnim subjektima?

Mislim da ovaj sistem olakšava rad pravnim subjektima, posebno u pogledu transparentnosti i praćenja tokova faktura. Elektronske fakture omogućavaju brži protok informacija, lakšu kontrolu nad dospećima i smanjuju potrebu za fizičkom dokumentacijom, što je veliki plus. Ono što je velika prednost je API servis, gde su neke banke omogućile povezivanje e-faktura sistema sa e-bankingom i sada se kroz e-banking banke može vršiti plaćanje i odobravanje e-faktura.

Koji su prema Vašem mišljenju benefiti koji su se dobili uvođenjem e-faktura?

Posle izvesnog vremena, kada se naviknete na sistem, prednosti uvođenja e-faktura su svakako veća efikasnost i smanjenje mogućnosti grešaka. Najveća prednost u odnosu na sve druge državne digitalne servise je API server, gde se knjigovodstveni program može povezati i dovesti do veće automatizacije procesa, kao što su preuzimanje faktura u softver i poluautomatsko knjiženje, preuzimanje u softver e-bankinga i plaćanje na jedan klik. Tokom daljeg razvoja sistema nadam se da će mu biti dodato još novih funkcija, koje će doprineti daljoj automatizaciji procesa.